9月7日，北京奥运会火炬接力包头传递活动组委会召开工作会议，包头市政府副市长、北京奥运会火炬接力包头市传递活动组委会主任云文霞出席会议并讲话。
云文霞强调，今年是筹办奥运会的决战之年。中央领导对奥运会筹备工作提出了新的要求。胡锦涛总书记在听取筹办工作汇报时指出：办好奥运会事关全局，对进一步推动国家发展，提升国家形象具有十分重大的意义。举办奥运会是全国人民的共同心愿，是中华民族的百年企盼。要实现举办一届“有特色，高水平”奥运会的目标，不是轻而易举的，需要开展更加扎实、细致的工作。我们必须深刻认识火炬手、护跑手选拔工作的重要性，高水平完成火炬手、护跑手的选拔任务，统一领导、落实责任，扎实做好传递路线和传递方案编制的各项工作，进一步加强新闻宣传工作，认真做好安全保卫工作。北京奥运会火炬接力传递工作事关全局，责任重大而光荣。希望大家认真贯彻中央关于筹办奥运会的指示精神，团结一致，密切配合，圆满完成火炬接力选拔阶段的各项工作，共同做好火炬接力工作，为举办一届“有特色、高水平”的奥运会做出应有的贡献。
根据自治区组委会要求，包头市组委会于7月18日召开新闻发布会，向社会发布北京奥运会火炬接力包头市火炬手、护跑手选拔消息。会后，组委会办公室向各有关单位下发了《北京奥运会火炬接力包头市火炬手、护跑手选拔工作的通知》，内容包括选拔程序、选拔方式、火炬手、护跑手选拔标准及守则、火炬手、护跑手名额分配情况一览表，并附有火炬手、护跑手报名表。要求各相关组织系统初审后，按1：3的比例人数于8月15日前报包头市火炬接力组委会办公室。
会上通报了包头市火炬手、护跑手选拔工作情况，至8月15日，由于部分相关单位未将推荐火炬手、护跑手人选`报来，致使报名截止时间顺延。除市武警支队的火炬手和包二中、包六中的护跑手报名表未上报，其他有关单位已按规定比例人数将推荐人选报至组委会办公室。其间陆续有社会个人前来报名。经统计火炬手报名人数共170人：其中单位推荐84人，社会报名86人；护跑手单位推荐64人。
包头市火炬传递办公室按照自治区组委会和市组委会的要求已向各有关单位下发了文件，在这次会议上对火炬手、护跑手选拔的条件和时间进度作了明确的安排，要求各有关部门要高度重视并抓紧做好此项工作。要在规定的时间，高质量、高标准、按时上报工作情况。要严格遵守北京奥组委、自治区组委会的要求和规则，确保工作到位，不能走样，不能转让、分解、下放火炬手的选拔权利，同时要注意与市组委会办公室的联系，有情况必须及时上报。在选拔过程中，既要注重代表性，也要注重群众性，严格按照个人报名、单位推荐、盟市初审、自治区组委会审核、北京奥组委确定的程序开展工作，既要充分满足广大人民群众参与奥运的愿望，又要将真正具有代表意义的人选拔出来。通过传递奥运火炬的方式展示包头，让全市人民感受奥运，参与奥运，奉献奥运。