2011年全国体育系统办公室工作会议交流发言之八

 

以工作模块化和信息化实践

推动制度和规范化建设

国家体育总局青岛航校副校长  段强

 

作为体育工作的重要规范性文件，《国家体育总局工作规则》印发后，在体育系统引起了强烈反响，特别是将对“十二五”时期办公室工作制度和规范化建设起到有力推动作用。新的形势下，如何贯彻落实《工作规则》，创新办公室工作方式和方法，保持与时俱进的工作思路和精神状态；如何更好地发挥办公室的综合服务功能，提高管理的制度化、规范化、科学化水平，是需要我们认真研究探讨的新课题。今天，借此机会，我就青岛航校在办公室工作制度和规范化建设方面的一些做法和思考与各位同行进行交流，以期共同探讨和提高。

一、青岛航校办公室制度和规范化建设工作概况

一套科学、规范、行之有效的制度是做好办公室工作的基础,是提高办公室工作质量和服务水平的重要保证，也是单位工作中带有全局性和长期性的重要工作。我校目前有7个职能处室，办公室除了日常的文秘、档案、保密、会务、接待、综治、计生等日常行政性工作外，还承担着党务、纪检、人事、信息宣传等方面的工作，是一个典型的大综合部门。近年来，在总局办公厅的领导下，办公室积极作为，围绕学校中心工作，在制度和规范化建设方面取得了初步成效。

一是以工作模块化管理实践推动传统机制创新和制度化建设。在认真学习和深刻领会《工作规则》精神实质和根本要求的基础上，我们结合学校实际，以模块化管理模式把办公室工作按性质进行细化归类、分解与整合，划分为党务、行政人事、协调督办和信息化建设四个大块。其中党务工作模块是指组织宣传、文化建设、纪律检查、信访、调研、离退休和党办的日常事务性工作；行政人事工作模块主要包括协助执行总局和学校的各项规章制度、维护工作秩序，负责学校干部职工的聘用、培训、考核、考勤、工资福利以及竞训后勤保障工作，负责办公室各类文件的收发归档管理以及总局和青岛市安排的其他工作任务；协调督办工作模块主要包括领导活动安排、会务接待、来文督办等工作；信息化建设工作模块主要指学校门户网站、局域网和电子政务、多媒体会议室等现代技术服务和信息公共平台的建设和维护等工作。

2007年，在学校新一轮内设机构改革过程中，我们按总局的批复要求把原来的党政办改为办公室。《工作规则》颁布实施后，我们又重新修订了办公室岗位职责。目前，办公室分设主任、副主任、秘书、文书、网络信息管理、档案管理等岗位。按照工作模块，办公室主任在全面主持工作的情况下，侧重行政人事和外联内调工作，副主任着重党建和信息化建设工作，并与主任互为A、B角；秘书主要承担党务、行政人事工作模块下的材料综合、文件督办和协助性接待工作；文书主要负责文件收发流转、保密、档案管理、会务等行政事务性工作，网络信息管理员主要负责信息化建设模块下的具体实践性工作。

办公室传统工作机制多表现为对领导安排事项和已有规章制度的被动执行，缺乏工作主动性和创新精神。在《工作规则》指导下，以系统、制度化，时效和创新性为主要特点的工作模块化的实行，使得类别工作间的责任和问题更能清晰地凸显出来，这就衍生了“模块”下制度化建设的客观责任需求，使得制度化建设成为各岗位在工作实践中一种自觉而切实的行为。办公室现有的5名工作人员，其中4人为35岁以下年轻人，模块化管理的推行，激发了他们的工作积极性，更使得一些实际工作能力强的年轻人得到了锻炼和成长。近年来，伴随着工作实践，办公室相继拟制、修订和印发了《青岛航校行文规则》、《电子公文处理规定》、《学校会议制度》、《党委中心组学习制度》、《公务接待暂行办法》、《党风廉政建设责任制》、《劳动纪律和考勤工作暂行办法》等十几项工作制度。

二是以信息化建设推动流程再造和工作规范化进程。制度是工作规范化开展的依据和保障，《工作规则》也对信息公开和公文审批等工作作出了明确规定和要求。制度不是难在制订和印发，而是难在主动有效的贯彻实施，信息化建设工作的开展能够自觉和高效地化解这一难题，这是学校办公室近几年实践中切身的体会。信息化建设主要指的是学校政务信息化，也就是学校的门户网站以及电子政务系统的建设和推行。信息化是势在必行的一种趋势，也是对传统办公模式的一种发展和延伸。1999年，青岛市在全市市直机关系统开通了“金宏电子政务系统”，总局也于2006年5月在总局系统全面开通了电子政务平台。2007年8月，学校办公室完成了学校电子政务系统的开发建设并投入运行。电子政务系统的开通运行，把《工作规则》规定的传统的公文、档案、信息、督查、应急处理这些例行性的内部事务搬上了网络，实现了流程自动化处理。根据个人职位进行权限分配的智能化后台，对全校每位干部职工在行文、请销假、会议出差报批等日常工作流程中的角色和权限进行了清晰的界定和区分。学校电子政务推行3年多来的实践，对学校的制度化尤其是公文审批规范化建设起到了积极的推动作用。说实话，我自己一些传统的工作方式也是在这种“信息化”过程中被不自觉地规范的。

二、下一步推进办公室制度化建设的主要思路

“十二五”是建设体育强国的重要时期，《体育事业“十二五”规划》的任务和目标对体育系统办公室工作提出了新的更高要求。表现在：一是制度化和法制化建设上。《规划》提出，体育管理体制改革有待深化，体育管理的科学化、法制化水平有待提高；二是行政管理上，要求体育行政部门切实转变职能，把工作重心放在制订发展规划、加强宏观调控、完善规章制度、提供公共服务、维护行业秩序上来，促进政事分开、管办分离。三是体育信息化建设进程上，要求搭建资源网络信息平台，推进体育行政管理和体育项目管理的信息化，加强体育信息管理系统开发和体育场馆信息化建设。《工作规则》的颁布实施为上述“十二五”新任务和目标的完成提供了强有力的制度保障。按照《工作规则》和总局的部署要求，下一步学校办公室推进制度化建设的工作思路为：

一是贯彻落实《工作规则》，强化制度建设成果。在对学校制度建设状况进行全面自查和总结的基础上，制订出台学校工作规则，按计划和新的发展要求拟制、修订和完善一系列工作制度并结集成册。

二是继续坚持以实践推动制度和规范化建设工作。将制度融合于工作实践，着力在工作中完善岗位职责、公务接待、纪检监察、信息管理等各项制度，深化办文、办会、办事等流程再造，使制度遵循和工作规范成为办公室自觉有力的习惯行为，从而进一步提高工作效率，提升办公室服务水平。

三是深入研究探讨信息化形势下办公室管理理念，推动现代化管理制度的建立。支持和推进电子政务和移动办公系统建设，在公文、信息、应急处理这些传统的内部事务功能基础上，拓展管理职能实施和职工服务提供两大功能板块，以适应“十二五”期间体育管理信息化建设的需要。

四是加强办公室队伍建设。创造条件，为办公室各岗位人员提供写作、公关礼仪、应急处理等方面的业务培训以及继续教育的制度化保障，加强办公室文化建设，提升办公室人员的团队精神和整体素质。

青岛航校办公室在推进制度和规范化建设上进行了一些积极探索和努力，也取得了一些成绩。但与兄弟单位和《工件规则》要求相比，还有一定的差距。下一步，我们将按照这次会议的部署要求，开拓创新，务实求进，不断提高工作制度化和规范化水平，为推动体育事业持续健康发展做出积极贡献。