文书档案立卷归档操作说明

　　一、收集范围

根据《国家体育总局文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，收集的归档文件材料应组件齐全、内容完整，做到真实、准确、系统。

二、组卷

　　（一）卷的构成。各部门文书档案以卷为单位进行立卷归档。归档文件一般以一个事由归一卷，按文件形成先后顺序排列。

　　（二）卷内文件排序。正本（红头文件）与定稿（包括法律法规重要文件的历次修改稿）为一件，正本在前，定稿在后；转发文与被转发文本为一件，转发文在前，被转发文在后；中文本与外文本为一件，中文本在前，外文本在后；来文与复文（请示与批复，函与复函等）为一件，复文在前，来文在后；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本，一本为一件；收文处理用纸与来文为一件，收文处理用纸在前，来文在后；内部请示、报告（签报用纸）为一件。

　　三、分类方法

按照“年度－机构－保管期限”三级分类。

　　（一）按年度分类。将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度。临时性机构形成的文件，视情况可以按年度立卷，也可以放在工作结束的年度立卷。

　　（二）按机构分类。将文件按其形成或承办部门分类，涉及多个部门形成的文件归入文件主办部门，其他部门将相应的复制件归档。

　　（三）按保管期限分类。根据《国家体育总局文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》每卷保管期限分为永久、30年、10年。不同年度、不同保管期限的文件不得混淆。

　　四、修整

　　（一）凡是破损，字迹难以辨认的文件材料要进行修补复制。

　　（二）不得用废纸打印文件、立卷归档（若不慎有用废纸打印的情况，应用铅笔将废弃一面划掉）。

　　（三）过小的纸张应加贴A4衬纸；装订部位有字迹或过窄应加贴纸边，胶水应干透；纸张大于卷面的文件应折叠整齐。

　　（四）去掉文件上的曲别针、订书钉等金属制品。

　　五、编写页号

卷内文件材料经过系统排列后，用铅笔在有文字的每页材料(包括装订成册的印刷品)的正面右上角、背面左上角编写页号，空白页不编页号。若印刷品单独立卷且首页即有页号，则不必重复编写页号；若一卷档案内文件过多，可分为“上、下卷”或“一、二、三……卷”，但每一卷文件页号均从“１”开始编写。

　　六、填录卷内文件目录　

按照统一模板（见表１）填录卷内文件目录（置于卷首），表内的顺序号、题名、日期、页号为必填项。密件应使用保密设备录入和打印，也可手写（使用黑色钢笔或签字笔）。

（一）顺序号：以每件文件（正本和定稿）为单位填写归档文件顺序号。

（二）文号：即文件的发文字号，如“体办字〔2019〕1号”，无发文字号可不填。

（三）责任者：发文以印章为依据；不需盖章的文件以文件形成部门（落款）为依据。

（四）题名：即文件标题，应与文件标题相符，不得简单概括或漏填；文件无标题则应根据内容准确拟定标题，不得省略不填。如文件为电话记录，应根据内容准确拟定标题为“关于×××的电话记录”。

　　文件标题若一行录入不下，可缩小字号或使用下一行，但不得更改模板的行高和列宽。

（五）日期：即文件的形成时间（落款日期），以国际标准日期表示法标注年月日，如“20190107”。

（六）页号：按照卷内文件排列顺序填录每一件的起始页号，如第一件“1”、第二件“8”…，依此类推，最后一件填录起始和终止页号，如“12-18”。

（七）备注：标注文件密级。

　　七、填写卷内备考表

按照统一模板（见表２）填录卷内备考表（置于卷尾），注明卷内文件是否齐全，以及文件缺损原因；立卷人（公务员或挂职人员）、检查人（处室负责人）签字，填写立卷日期。

　　八、案卷装订（见微视频）

　　档案卷皮分别为10mm、15mm、20mm三种厚度，应当依据卷内文件厚度选择适当的卷皮，以文件的左侧和下方为准对齐文件，在左侧用双线三孔装订，注意不得压字，装订长度在16cm左右。

　　九、填写案卷封皮（见表3）

（一）以处室为单位统一书写卷皮，各部门综合处室统一编写案卷号。案卷部门、标题两项用黑色钢笔或签字笔填写，其余各项用铅笔填写。

（二）案卷标题应当简明、准确反映卷内文件材料内容。

（三）按照《国家体育总局文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》确定保管期限，分为永久、30年和10年。

　　十、案卷排列

　　（一）按照统一模板填录案卷目录（见表４），填录时应注意与案卷封皮的相应内容保持一致。案卷标题若一行录入不下，可缩小字号或使用下一行，但不得更改模板的行高和列宽。

　　（二）按照处室排列顺序将不同保管期限的案卷分别排列。

　　（三）案卷的排列方法应保持前后一致，不得任意改动。

十一、归档

各部门档案管理人员应将各处室案卷集中，对案卷质量进行检查，按要求于每年３月底前统一向办公厅政务公开和信息档案处移交，同时移交案卷目录的纸质和电子版各1套，并办理相应的交接手续（见表５《档案交接文据》）。

注：模板不得任意更改。相关文档可在“国家体育总局政府网站办公厅页面（http://www.sport.gov.cn/bgt/）的文件公告栏目”中查看并下载。