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文书档案立卷归档操作说明
发布时间:2020-03-13 信息来源 : 办公厅

 

文书档案立卷归档操作说明


  收集范围

根据《国家体育总局文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,收集的归档文件材料应组件齐全、内容完整,做到真实、准确、系统。

二、组卷

  (一)卷的构成。各部门文书档案以卷为单位进行立卷归档。归档文件一般以一个事由归一卷,按文件形成先后顺序排列。

  (二)卷内文件排序。正本(红头文件)与定稿(包括法律法规重要文件的历次修改稿)为一件,正本在前,定稿在后;转发文与被转发文本为一件,转发文在前,被转发文在后;中文本与外文本为一件,中文本在前,外文本在后;来文与复文(请示与批复,函与复函等)为一件,复文在前,来文在后;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本,一本为一件;收文处理用纸与来文为一件,收文处理用纸在前,来文在后;内部请示、报告(签报用纸)为一件。

  三、分类方法

按照“年度-机构-保管期限”三级分类。

  (一)按年度分类。将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时,年度为其归档年度。临时性机构形成的文件,视情况可以按年度立卷,也可以放在工作结束的年度立卷。

  (二)按机构分类。将文件按其形成或承办部门分类,涉及多个部门形成的文件归入文件主办部门,其他部门将相应的复制件归档。

  (三)按保管期限分类。根据《国家体育总局文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》每卷保管期限分为永久30年、10年。不同年度、不同保管期限的文件不得混淆。

  四、修整

  (一)凡是破损,字迹难以辨认的文件材料要进行修补复制。

  (二)不得用废纸打印文件、立卷归档(若不慎有用废纸打印的情况,应用铅笔将废弃一面划掉)。

  (三)过小的纸张应加贴A4衬纸;装订部位有字迹或过窄应加贴纸边,胶水应干透;纸张大于卷面的文件应折叠整齐。

  (四)去掉文件上的曲别针、订书钉等金属制品。

  五、编写页号

卷内文件材料经过系统排列后,用铅笔在有文字的每页材料(包括装订成册的印刷品)的正面右上角、背面左上角编写页号,空白页不编页号。若印刷品单独立卷且首页即有页号,则不必重复编写页号;若一卷档案内文件过多,可分为“上、下卷”或“一、二、三……卷”,但每一卷文件页号均从“1”开始编写。

  六、填录卷内文件目录 

按照统一模板(见表1)填录卷内文件目录(置于卷首),表内的顺序号、题名、日期、页号为必填项。密件应使用保密设备录入和打印,也可手写(使用黑色钢笔或签字笔)。

(一)顺序号:以每件文件(正本和定稿)为单位填写归档文件顺序号。

(二)文号:即文件的发文字号,如“体办字〔20191号”,无发文字号可不填。

(三)责任者:发文以印章为依据;不需盖章的文件以文件形成部门(落款)为依据。

(四)题名:即文件标题,应与文件标题相符,不得简单概括或漏填;文件无标题则应根据内容准确拟定标题,不得省略不填。如文件为电话记录,应根据内容准确拟定标题为“关于×××的电话记录”。

  文件标题若一行录入不下,可缩小字号或使用下一行,但不得更改模板的行高和列宽。

(五)日期:即文件的形成时间(落款日期),以国际标准日期表示法标注年月日,如“20190107”。

(六)页号:按照卷内文件排列顺序填录每一件的起始页号,如第一件“1”、第二件“8”…,依此类推,最后一件填录起始和终止页号,如“12-18”。

(七)备注:标注文件密级。

 

  七、填写卷内备考表

按照统一模板(见表2)填录卷内备考表(置于卷尾),注明卷内文件是否齐全,以及文件缺损原因;立卷人(公务员或挂职人员)、检查人(处室负责人)签字,填写立卷日期。


 

  八、案卷装订(见微视频)

  档案卷皮分别为10mm15mm20mm三种厚度,应当依据卷内文件厚度选择适当的卷皮,以文件的左侧和下方为准对齐文件,在左侧用双线三孔装订,注意不得压字,装订长度在16cm左右。

  九、填写案卷封皮(见表3

(一)以处室为单位统一书写卷皮,各部门综合处室统一编写案卷号。案卷部门、标题两项用黑色钢笔或签字笔填写,其余各项用铅笔填写。

(二)案卷标题应当简明、准确反映卷内文件材料内容。

(三)按照《国家体育总局文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》确定保管期限,分为永久、30年和10年。

 

  十、案卷排列

  (一)按照统一模板填录案卷目录(见表4),填录时应注意与案卷封皮的相应内容保持一致。案卷标题若一行录入不下,可缩小字号或使用下一行,但不得更改模板的行高和列宽。

  (二)按照处室排列顺序将不同保管期限的案卷分别排列。

  (三)案卷的排列方法应保持前后一致,不得任意改动。

 

十一、归档

各部门档案管理人员应将各处室案卷集中,对案卷质量进行检查,按要求于每年3月底前统一向办公厅政务公开和信息档案处移交,同时移交案卷目录的纸质和电子版各1套,并办理相应的交接手续(见表5《档案交接文据》)。

 

注:模板不得任意更改。相关文档可在“国家体育总局政府网站办公厅页面(http://www.sport.gov.cn/bgt/)的文件公告栏目”中查看并下载。

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